Procedura realizacji zebrań Zarządu Głównego PTG i Walnego Zgromadzenia Delegatów PTG 10 października 2020

Opublikowane przez Tomasz Napierała w kategorii Aktualności | Bezpośredni link wpisu.

Komisja Wyborcza Polskiego Towarzystwa Geograficznego informuje, że na wniosek Prezydium Zarządu Głównego PTG, po konsultacjach z Zarządem Głównym PTG i po zasięgnięciu opinii Głównej Komisji Rewizyjnej zdecydowano o przyjęciu hybrydowej procedury realizacji zebrań Zarządu Głównego PTG i Walnego Zgromadzenia Delegatów PTG, w tym przebiegu głosowań sprawozdawczo-wyborczych zaplanowanych na 10 października 2020 r. Procedura przebiegać będzie według następującego harmonogramu:

  • 1 września 2020 – Upływa termin zgłaszania przez Oddziały PTG Delegatów na Walne Zgromadzenie Delegatów (WZD)
  • Do 9 września 2020 – Oddziały dostarczają listę Delegatów Oddziałów zawierającą: imię i nazwisko delegata, adres email do korespondencji ws. organizacji WZD. Sekretarz PTG uzupełnia listę o Przewodniczącego i wszystkich Członków Zarządu Głównego PTG (ZG PTG), Głównej Komisji Rewizyjnej, Sądu Koleżeńskiego, Członków Honorowych posiadających obywatelstwo polskie (§ 31 Statutu PTG).
  • 9 września 2020 – Sekretarz PTG wysyła do wszystkich osób posiadających głos stanowiący na WZD maila z programem posiedzenia WZD i prośbą o deklarację, w jakiej formie zamierzają uczestniczyć i głosować na WZD. Dostępne są dwie formy uczestnictwa: tradycyjna (osobiste stawiennictwo na obradach WZD 10 października 2020) lub korespondencyjna (głosowanie korespondencyjne z wykorzystaniem pakietów wysyłanych Pocztą Polską połączone z możliwością śledzenia internetowej transmisji obrad WZD prowadzonych w trybie stacjonarnym). Osoby, które zadeklarują formę korespondencyjną zobowiązane są podać adres pocztowy do wysyłki pakietu do głosowania korespondencyjnego. Tak dokonany wybór jest ostateczny, nie może zostać zmieniony. Do korespondencji mailowej Sekretarz PTG dołącza wzory zgłoszeń kandydatów do ZG PTG, Głównej Komisji Rewizyjnej oraz Sądu Koleżeńskiego na kadencję 2020-2024.
  • Do 11 września 2020 – Osoby posiadające głos stanowiący na WZD przesyłają drogą mailową: a) zeskanowane zgłoszenia kandydatów do ZG PTG na kadencję 2020-2024, spośród których WZD wybierze do 10 osób (§ 34 Statutu PTG), b) zeskanowane zgłoszenia kandydatów do Głównej Komisji Rewizyjnej na kadencję 2020-2024, spośród których WZD wybierze 5 osób (§ 41 Statutu PTG), oraz c) zeskanowane zgłoszenia kandydatów do Sądu Koleżeńskiego na kadencję 2020-2024, spośród których WZD wybierze 5 osób (§ 43 Statutu PTG). Na zgłoszeniach musi znaleźć się zgoda kandydata na objęcie funkcji w przypadku wyboru.
  • 13 września 2020 – Sekretarz PTG przygotowuje ostateczną listę osób posiadających głos stanowiący na WZD zawierającą: imię i nazwisko, adres email do korespondencji ws. organizacji WZD, zadeklarowaną formę uczestnictwa i głosowania na WZD, adres pocztowy, na który ma być wysłany pakiet do głosowania korespondencyjnego (wyłącznie w przypadku osób, które zadeklarują formę korespondencyjną).
  • Do 15 września 2020 – Sekretarz PTG wysyła listem poleconym pakiety do głosowania korespondencyjnego do osób, które zadeklarowały korespondencyjną formę uczestnictwa i głosowania na WZD. Pakiet do głosowania składa się z koperty zewnętrznej, wewnętrznej koperty zwrotnej i wewnętrznej koperty do zabezpieczenia kart do głosowania.
    Koperta zewnętrzna zaopatrzona jest w imię i nazwisko oraz adres pocztowy podany przez osobę posiadającą głos stanowiący na WZD, która zadeklarowała korespondencyjną formę uczestnictwa i głosowania na WZD. Koperta zewnętrzna ostemplowana jest pieczęcią PTG.
    Koperta wewnętrzna zwrotna pozostaje niezaklejona. Na kopercie wewnętrznej zwrotnej umieszczone są dane osoby głosującej korespondencyjnie jako nadawcy oraz dane Biura ZG PTG jako adresata.
    Koperta wewnętrzna do zabezpieczenia kart pozostaje niezaklejona. Koperta wewnętrzna do zabezpieczenia kart ostemplowana jest pieczęcią PTG. Na kopercie wewnętrznej do zabezpieczenia kart nie mogą znaleźć się jakiekolwiek informacje pozwalające zidentyfikować adresata, którego dane umieszczone są na kopercie zewnętrznej czy kopercie wewnętrznej zwrotnej. W kopercie wewnętrznej do zabezpieczenia kart umieszczone są karty do głosowania, identyczne z kartami stosowanymi na tradycyjnym posiedzeniu WZD: a) karta do wyboru Przewodniczącego PTG, b) karta do wyboru członków ZG PTG wybieranych przez WZD, c) karta do wyboru członków Głównej Komisji Rewizyjnej, d) karta do wyboru członków Sądu Koleżeńskiego, e) karty do głosowań w sprawie przyjęcia sprawozdań ustępującego ZG PTG, Głównej Komisji Rewizyjnej, Sądu Koleżeńskiego, jak również f) karta do głosowania w sprawie udzielenia absolutorium ustępującemu ZG PTG na wniosek Głównej Komisji Rewizyjnej.
  • Do 9 października 2020 – Osoby posiadające głos stanowiący na WZD przesyłają oddane głosy na adres Biura Zarządu Głównego Polskiego Towarzystwa Geograficznego (Krakowskie Przedmieście 30, 00-927 Warszawa). Aby zapewnić tajność głosowania, oddane głosy należy umieścić w kopercie wewnętrznej do zabezpieczenia kart. Kopertę tę należy zakleić i umieścić w kopercie zwrotnej. Koszty wysyłki pokrywają osoby głosujące. O ważności tak oddanego głosu decyduje data dostarczenia kart do głosowania do Biura ZG PTG, a nie data stempla pocztowego.
  • 10 października 2020 – Odbywa się posiedzenie WZD w tradycyjnej formie. Bezpośrednio przed posiedzeniem WZD Sekretarz PTG wspólnie z Przewodniczącym Komisji Wyborczej odbierają z Biura ZG PTG głosy nadesłane korespondencyjnie i dostarczają je w nienaruszonej formie na posiedzenie WZD. Na posiedzeniu WZD Komisja Wyborcza dokonuje przyjęcia kart zwrotnych. Zostają spisane nazwiska osób głosujących korespondencyjnie, które wzięły udział w głosowaniu. Nazwiska tych osób zostają dopisane do listy obecności na posiedzeniu WZD. Następnie, Komisja Wyborcza dokonuje otwarcia kart zwrotnych i wyjmuje koperty wewnętrzne do zabezpieczenia kart. Nieotwarte koperty zostają umieszczone w urnie do głosowania. Po zebraniu wszystkich głosów korespondencyjnych w urnie Komisja Wyborcza dokonuje otwarcia kopert wewnętrznych do zabezpieczenia kart. Komisja Wyborcza sortuje karty według rodzajów głosowań. Odpowiednio posortowane karty zostają w ramach poszczególnych głosowań umieszczone w urnie wyborczej przez Przewodniczącego Komisji Wyborczej. Tym samym głosy oddane tradycyjnie na posiedzeniu WZD oraz głosy oddane korespondencyjnie zostają zliczone łącznie.
    Osoby, które zadeklarują udział w tradycyjnym posiedzeniu WZD otrzymają w kopercie karty do głosowania przy podpisywaniu listy obecności na początku posiedzenia WZD. Każda osoba głosująca, podpisując listę obecności potwierdza, że otrzymała komplet kart do głosowania. Tym samym, odbierając kopertę z kartami ma obowiązek sprawdzić, czy wszystkie karty zostały umieszczone w kopercie.
    Osoby, które zadeklarowały chęć uczestnictwa i głosowania korespondencyjnego mogą wziąć udział w tradycyjnym posiedzeniu WZD wyłącznie na prawach gościa: nie podpisują listy obecności, nie głosują w trakcie WZD, mogą natomiast zabrać głos.

Pliki do pobrania: